2023 IASP 아태지역총회

행사기획 및 운영대행 용역

제안요청서

2023. 3.

Ⅰ		용역 개요

□ 용 역 명 : 2023 IASP* 아태지역총회 행사기획 및 운영대행 용역

* IASP (International Association of Science Parks and Areas of Innovation): 70여개국 350여개 사이언스파크 연합체로 본부는 스페인 말라가에 소재

□ 추진목적

ㅇ 특구재단이 유치하여 IASP 세계본부과 공동 추진하는 2023 IASP 아시아·태평양 지역 총회의 성공적 개최를 위해 전문적인 행사기획·운영관리 대행업체를 선정

□ 과업기간 : 계약체결일 ~ 2023.11.30.

□ 사업예산 : 금390,000,000원(금삼억구천만원) 이내 … VAT 포함

□ 주요내용

ㅇ 행사 세부계획 수립, 행사 대행 및 진행, 후속 관리 등

- 홍보, 참가신청 관리, 행사장 운영 등 성공적인 행사 개최를 위한 제반 사항

<2023 IASP 아태지역총회 개요>

▪ 행 사 명 : IASP Asia Pacific Event “Daedeok 2023”

▪ 행사일시* : ‘23년 11월 1일(수) ~ 3일(금), 3일 간

* 주무부처(과기부) 및 IASP 본부와의 협의결과 등에 따라 날짜 변경될 수 있음

▪ 행사장소 : 대덕연구개발특구內 호텔 또는 컨벤션센터

▪ 행사목적

- 대덕연구개발특구 50주년을 기념하고 아시아 태평양 지역 대표적인 혁신 클러스터로서 연구개발특구의 글로벌 인지도를 제고

- 연구개발특구 내 기업, 연구기관, 대학 등 혁신주체들과 해외의 혁신 주체 간 교류와 협력의 장 마련 및 미래 비전과 메시지 전달

▪ 참석인원 : 국내·외 약 200명(상황에 따라 인원 변동 가능)

Ⅱ		과업 수행 일반사항

□ 기본내용

ㅇ 본 과업을 수행함에 있어 과업 수행자(대행 용역업체)는 발생 가능한 제반 사항 및 문제점을 고려해야 하며, 필요 시 이에 대한 대책과 해결방안을 발주기관과 협의해야 하고, 본 과업 지시서에 명기되지 않는 사항 및 해석상의 이의가 있을 시에는 상호 협의 하에 결정한다.

□ 과업내용, 과업수행기간 변경 등

ㅇ 발주기관과 과업 수행자(대행 용역업체)는 필요한 경우 상호 협의 하에 관련 법령에 따라 과업의 세부 내용을 변경할 수 있다.

ㅇ 외부 요인 등으로 대상 용역이 지연되는 경우, 과업 수행자(대행 용역업체)는 발주기관의 과업수행 기간연장 요구에 응하여야 하며, 세부과업의 증감이 없을 경우 계약금액 조정은 인정하지 아니한다.

□ 계약변경

ㅇ 계약당사자(발주기관 및 대행 용역업체)는 다음의 사항에 해당하는 때에는 상호 협의하여 변경을 요구할 수 있다.

- 과업량 조정으로 참여기술자의 증감이나 등급변경이 있을 때

- 계약 내용과 이행 수량에 의한 정산 변경 시

- 민원 발생에 의해 과업수행이 지연 또는 불가능할 때

- 국내·외 상황 변동(천재지변, 코로나바이러스감염증-19(이하 “코로나 19” 등)의 불가항력 사태 발생으로 업무수행이 불가능할 때

- 관계기관과의 협의에 따라 발주기관의 계획이 변경된 때

ㅇ 코로나19로 인해 행사 개최일이 연기 또는 취소될 경우, 발주기관과 계약당사자(발주기관 및 대행 용역업체)는 용역의 일시 정지 및 재개, 용역 기간의 연장, 용역 중단 등 계약변경에 대해 협의하여 조정한다.

□ 보안유지

ㅇ 본 제안요청서에 따른 제안서 작성과정에서부터 과업수행 중 발주기관에서 제공 및 취득한 제반 정보, 자료 등은 본 계약 목적 외에 사용해서는 아니 되며, 과업이 종료되거나 발주기관이 요구하였을 경우 즉시 반환 또는 폐기하여야 한다.

ㅇ 본 과업의 수주 경쟁에 참여함으로써 업체가 획득한 정보는 발주기관의 서면에 의한 승인 없이는 누설되어서는 아니 된다.

ㅇ 본 과업과 관련된 제반사항에 대한 보안유지를 위하여 관리책임자를 선임하고 과업 참여자에 대한 보안 교육, 보안대상의 관리 등을 철저히 하여야 하며, 관리 소홀 및 보안 유지 미이행으로 인한 자료 유출 또는 피해 발생 시 그에 대한 모든 법적 책임 및 배상 책임은 과업 수행자(대행 용역업체)가 진다.

ㅇ 용역 수행 중 또는 완료 후 본 용역에 관한 일체의 사항을 외부에 누설하여서는 아니 된다.

ㅇ 기타 보안규정을 준수해야 하며, 보안 관련 사항에 대해 용역 감독자가 요구하는 사항이 있을 때는 이를 따라야 한다.

□ 소유권

ㅇ 최종 납품된 과업의 성과물에 대한 산업재산권과 저작권(2차적 저작물 작성권 포함) 등 지식재산권은 일반용역 계약특수조건 및 용역계약 일반조건 제56조(계약목적물의 지식재산권 귀속 등)에 의한다.

ㅇ 과업 수행 과정에서 활용하는 이미지, 음원, 폰트, 기타 저작물들은 과업수행자(대행 용역업체) 자체 제작 또는 상업적 이용이 가능한 무료 저작물을 활용하여 제작해야 한다.

ㅇ 과업의 성과물에 대하여 공공저작물 개방정책(이하 공공누리) 활용을 위해 사업기간 종료 후 저작권 양도 계약서 및 2차적 저작권 양도계약서를 작성해야 한다.

※ 공공누리 정책 : 저작권법 제24조의 2 및 공공저작물 저작권 관리 및 이용지침에 따라, 공공기관이 제작한 저작물의 경우 민간의 상업적 이용이 가능하도록 개방하는 제도

ㅇ 과업수행자(대행 용역업체)는 과업 수행 과정에서 저작권법 및 개인정보 보호법 등에 위배되지 않도록 주의의무를 다하여야 하며, 저작권, 초상권 등의 법률에 저촉될 경우 이에 대한 책임은 과업수행자가 진다.

ㅇ 본 과업 수행과 관련하여 계약상대자(과업 수행자, 대행 용역업체)가 제공하는 제3자의 특허권, 저작권, 사용권, 초상권 또는 특허 등의 문제로 인해 발주기관 또는 그 지정인에게 소송 또는 배상 요구가 제기되는 경우 발주기관은 어떠한 책임과 비용 부담도 지지 아니하며, 계약 상대자(과업 수행자, 대행 용역업체)는 발주기관의 권리, 소유권 이익을 보호하여 손실이나 손해 등을 받지 않도록 조치하여야 한다.

□ 계약해지

ㅇ 계약상대자(과업 수행자, 대행 용역업체)가 아래와 같은 사유로 본 과업의 정상적 추진이 어렵다고 판단되는 경우 발주기관은 본 계약을 해지 등 필요한 조치를 취할 수 있다.

- 계약상대자(과업 수행자, 대행 용역업체)가 관계법령 또는 본 계약에 대한 사항들을 중대하게 위반한 경우

- 계약상대자(과업 수행자, 대행 용역업체)가 정당한 사유 없이 과업을 착수하지 않거나, 착수 후 과업을 지연 또는 기피하여 과업의 계속적인 진행이 불가능하다고 판단되는 경우

- 계약상대자(과업 수행자, 대행 용역업체)의 중대한 부실 작업으로 인하여 과업의 계속적인 추진이 곤란하다고 판단되는 경우

- 계약상대자(과업 수행자, 대행 용역업체)에 대하여 법원의 파산선고가 있는 경우

ㅇ 본 계약해지 시에는 해지 당시에 계약상대자(과업 수행자, 대행 용역업체)가 본 과업과 관련하여 보유 또는 사용하고 있는 자료 일체를 발주기관에 대가 없이 제출 및 귀속시켜야 하며, 본 과업과 관련된 문서, 사진, 영상, 기록물 등을 훼손하여서는 아니 된다.

□ 준수사항

ㅇ 본 과업과 관련한 과업 수행자(대행 용역업체)의 귀책 사유로 인하여 과업의 수행과 관련한 수정, 보완 또는 변경 필요 시 과업 수행자(대행 용역업체) 부담으로 즉시 조치하여야 한다.

ㅇ 행사 계획의 변경 없이 진행과정에서 계약금액에서 초과되는 비용이 발생할 경우 예산은 대행 과업 수행자(대행 용역업체) 부담을 원칙으로 한다.

ㅇ 태풍, 집중호우, 강설 등의 천재지변과 전쟁, 지진, 폭동, 시위, 전염병(코로나19 등) 등 불가항력에 의해 행사 진행이 불가능한 경우에는 상호 협의하여 행사 전체 또는 일부를 연기 또는 취소할 수 있다. 이 때 선 지출 비용에 대해서는 실비 정산을 원칙으로 하되 특정항목(개런티, 인건비 등)에 대해서는 상호 협의하여 정산하여야 하고 과업 수행자(대행 용역업체)의 손해가 발생되는 경우 양측 간의 협의를 통해 해결하는 것으로 하며 금액 산출은 투명하게 실시한다.

ㅇ 과업 수행자(대행 용역업체)는 본 행사 관련 인적 사고 및 물적 사고 등에 대해 발주기관이 요구하는 수준의 보험에 가입하여야 한다.

□ 과업 추진 현황 보고

ㅇ 용역 기간 중 과업 수행 내용에 대한 정기 보고회를 총 3회에 걸쳐 진행하며, 보고회 후 발주기관이 수정을 요구할 경우 과업 수행자(대행 용역업체)는 이에 응하여야 하고 보고회 일정은 상호 협의 하에 변경 가능하다.

- 착수보고회는 계약 후 1개월 이내에 개최(분야별 종합 세부 실행계획 보고)

- 중간보고회는 행사 시작일 3개월 전에 개최

- 최종보고회는 행사 시작일 1개월 전에 개최

ㅇ 과업수행자(대행 용역업체)는 상기 보고회 등과 별도로 용역 추진 현황에 대해 발주기관에 주 1회 이상 보고를 기본으로 하고 발주기관에서 필요 시 보고를 요구할 경우 과업수행자(대행 용역업체)는 이에 응하여야 한다.

□ 과업 수행 방향

ㅇ 효율적인 총회 개최 전략 및 실행방안 제시로 성공적인 행사 개최

ㅇ 개최지 대덕연구개발특구의 특색을 고려하고 과학기술 혁신을 선도하는 대한민국을 참가자가 느끼고 체험할 수 있는 행사 기획 및 운영

ㅇ 효과적인 홍보 전략 제시로 국민들에게 대덕특구 50주년을 기념하는 국제회의 개최의 의미 및 총회에서 다뤄지는 주제 전파

ㅇ 발주기관 및 IASP 세계본부 등 관련 국제기구 및 단체와의 유기적인 협조체계 구축 및 의사결정 지원

Ⅲ		과업지시서

※ 본 과업내용은 우리 재단이 제시한 용역의 기본내용과 방향 등 최소한의 요건을 기술한 사항으로서

○ 제안자는 행사취지와 목적에 부합하고 효율성 도모 및 성공적인 수행을 위해 필요한 경우 내용과 추진방법 등을 보완/추가/수정하여 자유롭게 제안할 수 있음.

○ 과업지시서상 핵심내용은 (수행업체)사업제안서에 세부적으로 반드시 반영해야 함.

구분

세부 사항

행사 준비

기획

인력 투입

∘ 전담 인력 체계를 구축하여 인력의 지속성을 유지하고 인력 공백을 방지

※ 유관경력 10년 이상 전문가를 총괄책임자로 지정하고 사업 전기간 투입

※ 해외기관과 영어 의사소통을 전담할 인력 1인을 지정하여 사업 전기간 투입

※ 국제회의 관련 인력(영어 통번역/문서작업 우수한 국제회의 유경험자 등)의 충분한 확보 및 투입

※ 각 인력별 구체적인 업무 분장을 제시

※ 참여 인력은 특구재단의 사전 승인 없이 교체 불가

※ 행사 준비 및 진행을 위해 참여인력 비상 연락체계를 구축

※ 발주기관과 참여인력 간 연락망을 구성하여 업무협의/조정을 실시

※ 원활한 사전준비를 위하여 필요한 경우 상호 협의에 따라 행사 1개월 전부터 참여인력 일부가 대덕특구에 상주할 수 있다

※ 원활한 행사 운영을 위해 필요한 경우 상호 협의에 따라 행사기간(3일) 동안 참여인력 일부가 대덕특구 행사장에 상주할 수 있다

행사 프로그램 기획

∘ 2023 IASP 아태지역총회 기본계획 수립

▪ 대덕특구 내 행사 장소 섭외 및 대관

※ 주 행사장은 대덕연구개발특구內 호텔 또는 컨벤션센터 등으로 함

※ 주 행사장은 리허설(1일) + 행사(2일), 총 3일 대관 필요

※ 공식 오만찬 등은 대덕특구 내 유니크베뉴 활용

▪ 세부 일정표 작성

※ 총괄 일정표 및 부문별 과업추진 일정 작성

▪ 행사 운영사무국 구성

▪ 특구재단에 진행 현황과 향후 계획을 서면으로 주 1회 이상 보고

※ 수시보고, 착수보고, 중간보고, 최종보고 통해 추진현황 및 향후계획 점검

∘ 2023 IASP 아태지역총회 분야별 종합 세부 실행계획 수립

▪ 대덕특구 산, 학, 연 주요 기관을 방문하는 투어 프로그램 기획

※ 대덕특구 내 방문기관 협조 요청 등 운영에 필요한 사전 준비 진행

※ 영어 해설 가이드 및 현장 인솔 인력 활용, 수송 버스 임차, 보험 가입

※ 투어 프로그램 안내 리플릿, 식음료, 기념품 등 부대물품 제공

※ 온/오프라인 투어 예약시스템 구축 및 운영(행사 홈페이지 연계)

※ 회차별 투어 인원 20인 이내, 신청자 많을 경우 여러 회차로 진행

▪ 개회식 프로그램 기획

※ 주제영상 제작 계획, 축하 이벤트 기획/추진 방안 제시

※ 개회사/축사/키노트 등 연사 섭외 및 VIP 의전 방안 제시

▪ 컨퍼런스 세션 프로그램 기획

※ 모든 세션에 대한 각 세션별 주제(안) 및 운영 계획 작성

※ 세션별 운영 매뉴얼(세부 시나리오(안), 큐시트 포함) 작성

▪ 폐회식 프로그램 기획

※ 하이라이트 영상 제작 계획

※ 폐회사 연사 섭외(특구재단/IASP 등) 및 VIP 의전 방안

▪ 행사 주요 프로그램에 대한 실시간 중계 계획 제출

※ 온라인 스트리밍/화상회의 플랫폼 활용 및 온라인 실시간 Q&A 운영

▪ 공식 오·만찬 및 커피브레이크 기획

※ 오찬(2회), 만찬(2회), 식수/다과(수시) 제공

※ 공식 오·만찬 행사 운영계획 수립(장소임차, 시나리오/큐시트, 무대/사인물, 영상/사진, 영어 사회자, VIP 의전요원, 케이터링 등 – 리허설 진행)

※ 사전에 조사한 다양한 식이요건(종교/알러지/채식/글루텐프리 등)을 고려하여 구성하고, 참가자 전원에게 충분한 수량이 제공되어야 함

※ 만찬(2회)의 경우, 한국의 과학기술/전통문화/최신문화를 접목한 문화예술 공연과 연계하여 진행

행사 일정(안) - IASP세계본부 협의에 따라 추후 조정 가능
		주 행사장		외부 장소
1 일 차	오전	최종 리허설		대덕특구 투어 (여러 회차 진행)
	오후
	저녁	-		웰컴디너+문화공연
2 일 차	오전	등록	웰컴킷(명찰 등) 픽업	-
		개회식	축하 이벤트
			환영사 및 축사
			주제 영상
			키노트 스피치
		Coffee Break
		세션1	주제미정
	점심	오찬	네트워킹 오찬
	오후	세션2	주제미정
		Coffee Break
		세션3	주제미정
	저녁	-	-	갈라디너+문화공연
3 일 차	오전	세션4	주제미정
		Coffee Break
		폐회식	IASP 아태지역단 총평
			하이라이트 영상
			폐회사
	점심	오찬	환송 오찬

- 예산 산출

∘ 정확한 산출 근거 기반으로 최적의 예산 편성 방안을 제시

∘ 행사 운영 경비, 용역사 인건비, 외부 전문가 활용비, 회계정산비용, 용역사 이윤, 관리비, 부가가치세 등 일체를 포함하여 산출

∘ 계약자의 과실 없이 용역이 중단된 경우 중단시점을 기준으로 기지출비용을 정산

홍보

홍보물 제작·배포

∘ 국내외 온오프라인 홍보 추진계획 수립

※ 국내외 홍보 대상자 명단, 홍보전략, 홍보실적 보고 계획 수립 및 시행

※ 국내외 유관 행사시 IASP 아태지역총회 홍보 연계 방안 마련 및 시행

※ 기타 행사 참석 인원 확보를 위한 구체적인 홍보 방안을 제시

∘ 행사 홍보를 위한 온오프라인 자료 기획, 제작 및 배포

▪ 홍보자료 기획 및 제작

※ 포스터/리플릿/초청장/뉴스레터/기념품 등 기획, 제작, 검수, 배포

(행사개요/환영사/등록안내/숙박안내/입출국 정보/사무국 연락처 등)

※ 사전홍보영상/개회식 주제영상/폐회식 하이라이트 영상 각 1편 기획 및 제작

※ 홍보물 제작시 친환경 제품을 적극 활용

※ IASP/특구재단/협력기관 로고 및 특구재단 지정 행사주제 슬로건 사용

※ 용역비에서 IASP에 브랜드 사용료(2,000유로) 납부해야 함(폐회후 1주 이내)

▪ 홍보자료를 국내외에 온·오프라인 형태로 배포

※ 특구재단 국영문 홈페이지 및 SNS(페이스북/유투브/네이버TV)에 게시

※ IASP 홈페이지/뉴스레터/SNS(트위터/링크드인 등)에 게시

※ 이메일, 국내·외 우편 발송, 유관기관 홈페이지/블로그/소셜미디어 등 게시

행사 전용 웹사이트 구축·운영

∘ 행사 전용 웹사이트 구축, 운영, 유지·보수

※ PC와 모바일 어플리케이션 버전 각각에 대하여 국문과 영문 구축

※ 특구재단 국·영문 홈페이지 및 IASP 홈페이지와 연동

※ 연구개발특구, 특구재단, IASP, 기타 행사 협력 기관 소개

※ 행사 개요, 프로그램, 연사 소개

※ 교통, 숙박, 비자, 날씨, 현지화폐, 편의시설, 비상상황 등 안내

※ 참가등록 등 관련 정보 게시 및 관련 페이지 등 연결

※ 행사 관련 변경/수정 사항을 주 1회 이상 웹사이트에 현행화하여야 함

※ 행사 전용 웹사이트의 기술적인 사항에 대한 유지·보수 일체를 수행함

미디어 업무 지원

∘ 국영문 보도자료 작성 및 배포

※ 보도자료 배포 전 영문 검수 및 특구재단과 사전 협의

∘ 국내외 미디어 초청 관리 및 취재 대응 등 지원

※ 기자회견 및 언론 브리핑 지원(기자단 현장 안내 인력 운영)

영상 제작의 경우,

ㅇ 영상물 기획

- 대덕특구 50년 성과와 향후 비전을 반영한 시나리오 작성 계획

* 특구와 협의를 거친 영문 스크립트에 대하여 원어민 검수를 완료하여야 함

- 영상 제작에 필요한 자료(이미지, 영상, 음악, 기타 영상 소스) 수집 계획

- 영어 원어민 성우 활용 계획

- 촬영, 편집, 자막, CG(컴퓨터그래픽), 배경음악 등 연출·제작 계획

ㅇ 영상물 제작

- 촬영, (영상/음향)편집 및 기타 영상물 제작에 필요한 사항 일체를 수행

- 영어 원어민 성우 활용 전 사전 샘플을 제시해야 하며, 녹음 후 수정 및 개선사항이 발생할 경우 일체 반영하여야 함(필요시 후시 작업)

- 기 촬영한 이미지를 사용하는 경우 최근 1년 이내의 것만 사용함

- 완성된 영상은 최종 납품 전 3회 이상의 시연회를 가지며, 내용, 구성, 편집 등 특구재단의 변경 요구가 있을 시에는 이를 반영하여 수정‧보완해야 함

- 제작 과정 중 변동 사항 발생 시 특구재단과 사전 협의를 통해 변경하여야 함

ㅇ 제작인력

- 경력 5년 이상의 전문가에게 영상 제작을 의뢰

- 시나리오 작성은 연구개발특구와 특구재단에 대한 이해도가 높은 방송작가 또는 다큐작가 등 경력 3년 이상의 전문작가에게 의뢰

- BGM 작곡은 경력 3년 이상의 전문 작곡가에게 의뢰

ㅇ 영상물 납품(총 3편)

- 사전홍보 영상 1편(1분 30초 내외, 행사 개최 6개월 전까지 납품)

- 개회식 주제 영상 1편(3분 내외, 행사 개최 1개월 전까지 납품)

- 폐회식 하이라이트 영상 1편(3분 내외, 컨셉영상은 행사 개최 1개월 전까지 제작하고, 현장 스케치 영상을 포함한 최종 완성본은 폐회식 당일 오전 9시까지 납품)

신청

접수

온라인 신청 시스템 구축·관리

∘ 행사 전용 웹사이트에 행사 등록 링크 게시(특구재단 국영문 홈페이지 팝업 연동)

∘ 전 세계 다양한 인터넷 환경에서 간편하게 신청 가능한 국영문 시스템 구축

∘ 참가신청 서식을 통해 연사/일반참가자 여부, IASP 회원여부, 특구투어 참석여부, 공식 오만찬 참석여부, 특이식단 등 필요정보 확보

※ 세부 신청서식 및 항목은 특구재단과 협의하여 진행

※ 개인정보 수집 내용 및 보유 기간은 최소화 하고, 개인정보 수집, 이용, 제 3자(IASP 사무국) 제공 등 관련하여 개인정보 제공자 대상으로 명확한 사전고지와 서면동의서 접수체계를 구축하고, 개인정보 보호 및 관리체계(암호화, 접근제한, 보안프로그램 등)를 구축해야하며, 개인정보 재위탁은 원칙적으로 금지하고, 개인정보의 처리기간이 종료되면 개인정보를 지체 없이 파기하여야 함

∘ 참가신청 관련 신속한 질의 응대(전용 이메일 계정, Q&A 페이지 운영 등)

- 참가신청 접수·관리

∘ 참가신청자 관리 및 변경사항 업데이트

※ DM, TM, 푸시메일 등 통해 사전안내 및 참석여부 정기적으로 확인

∘ 참가신청자 목록을 특구재단과 IASP 본부에 정기적으로 보고

▪ 개최 3개월 전까지는 2주 1회씩, 개최 3개월 이내부터는 매주 1회씩 보고

▪ 개최 5일 전 참가 신청자 목록을 특구재단과 IASP 본부에 공유

▪ 폐회 후 1주 이내에 현장 등록을 포함한 최종 참가 신청자 목록을 특구재단과 IASP 본부에 공유

연사

초청

- 의제 발굴 및 연사 섭외

∘ 세션 의제 제안 논의를 위한 전문가 자문회의 개최

※ 대덕특구의 미래 비전 구상을 위한 전문가 구성 및 회의 기획 운영

※ 전문가 회의 결과 발굴된 의제와 세션 프로그램 등을 IASP 세계사무국에 제안 지원

∘ 개회식/폐회식/세션프로그램 연사 섭외

※ 연사 Pool과 구체적인 섭외 방안을 제시

※ 사이언스파크 관련 전문성, 영어 소통능력, 글로벌 인지도 등을 고려하여 특구재단과 사전협의를 통해 섭외

- 연사 초청

∘ 연사 대상 행사장 인근 숙박 제공 및 입출국 실무 지원

※ 초청장 발송, 사증(비자)발급 행정지원, 항공권 예약발권, 입출국 일정관리 등

※ 연사 초청 비용(연사료, 항공료, 숙박비) 규모는 용역 예산 내에서 특구재단과 협의하여 결정하되, IASP 본부 3인에 대해서는 용역비에서 비즈니스 항공 및 호텔 투숙(조식 포함)을 필수로 지원하여야 함

- 연사 발표자료 취합·관리

∘ 모든 발표자료는 행사 2주 전까지 취합하여 전자파일을 특구재단 및 IASP에 제공

∘ 발표자료는 행사 참가자 편의 제고, 공공누리 활용, IASP 세계사무국 공유 등의 목적으로 온라인 게시 또는 오프라인 배포될 수 있음을 연사에게 안내하고 동의서 수령

∘ 모든 행사 참가자에게 행사 등록 시 발표 자료가 제공되어야 함

행사

운영

행사장 운영

- 행사장 사전 준비

∘ 행사장별 Logistics 기획 및 운영

▪ 행사장 배치도 작성

※ VIP 및 연사 대기실, IASP 세계사무국 사무실, IASP 아태지역단장 집무실

※ VIP 등 주요 참가자 좌석 배치도, 동선, 출입구, 안내요원 배치 계획

※ 리셉션홀, 커피 브레이크 라운지 조성 계획(네트워킹, 언론인터뷰, 사진/영상 촬영 등을 위한 개방형 구성)

※ 인포데스크 조성 계획(영어 가능 안내요원 및 주요동선 약도 배치)

∘ 행사장 조성

▪ 비품 반입 및 설치

※ 물품 체크 리스트 준비 및 물품 조달 관리

※ 무대, 영상(카메라), 음향, 조명, 빔프로젝터, 대형 스크린, Wi-Fi, 인터넷

※ 온라인 실시간 중계 시스템(촬영, 음향, 녹음, 전송 등)

※ 강연대, 마이크(사회자용/패널용/청중용), 가구(협탁/소파/테이블), 기타 기자재

※ 현수막, 배너, 포디움 타이틀, 사이니지, 장식, 명패, 안내 표지판 등

※ 2023년 대덕특구 50주년 상징 조형물, 백월

※ 모든 제작물 디자인은 우리 재단과 사전 협의하여 결정

※ 친환경 행사를 위해 각종 인쇄물은 최소화하고 LED/DID 등 적극 활용

※ 모든 설치물은 행사 1일 전 리허설이 가능하도록 사전에 설치

∘ 행사장 시설, 점검 사항 확인

※ 행사 1일 전 세부 체크리스트에 따른 최종 점검 리허설 실시

※ 전기설비, 물품 적재장소, 청소상태

※ VIP 및 참가자 수송차량 주차 공간 및 승차/하차 장소 확보 여부

※ 각 기자재, 음향/영상시설 점검 및 검토 등

구분	세부내역
행사장 (회의장)	o 개/폐회식 및 세션별 회의 장소
	o 오찬 장소(2회)
	o 만찬 장소(2회)
사무실	o IASP 세계사무국 및 아태지역단장 사무실 o VIP 및 연사 대기실 o PCO 현장사무실 o 의무실, 보안요원/운영요원 대기실 등
부대 및 편의시설	o 등록데스크 o 인포데스크(숙박/관광/교통/동선/환전 등 안내) o 복사실, 문서배부대, 인터넷 라운지 o 리셉션홀, 라운지 카페 o 종합상황실(보건/보안/안전)

- 행사장 진행인력 운영

∘ 현장 진행인력 운영 계획 수립

▪ 인력별 직무기술서, 근태관리, 사전교육과 근무 중 식음료 제공 계획 등

▪ 영어로 진행 가능한 전문 진행자 활용

※ 개/폐회식, 세션별 회의, 공식 오만찬 등 전체 프로그램 영어 진행

※ 전체 프로그램 식순(시간별 일정), 행사 진행 시나리오(영어) 제작

▪ 한영 동시통역 인력 활용

※ 통역사 고용 관리 및 운영

※ 통역부스 및 장비 구축 및 운영 관리

※ 녹음 및 기록 등

▪ 영어 의사소통 가능한 현장 보조 인력 활용(운영/안내/보안요원)

※ VIP 의전 수행 인력

※ 세션별 연사 사전연락 및 참석관리 전담 운영요원

※ 세션별 발표-토론-질의응답 진행 지원을 전담하는 운영요원

※ 주요 동선별(등록데스크/인포데스크/리셉션홀/라운지카페/회의장/오만찬장 등) 안내/보안 요원

∘ 현장 진행인력 사전 교육, 유니폼 제작

※ 사전 교육 일정, 방법 등을 제시하여 재단과의 협의를 통해 진행하여야 함

※ 영어 전문 진행자의 경우 행사 전 최소 1회 이상 대본 리딩, 행사 진행 등 관련한 회의에 참석해야 함

※ 현장 진행인력 대상으로 세분화된 담당역할 관련 사전 교육을 실시해야 함

∘ 현장 진행인력 관리 및 운영

※ 일정 변경, 연사 No-Show 등 돌발상황 대응 매뉴얼을 마련하여 현장 인력이 숙지하여야 함

- 행사장 관리

∘ 안전·소방·보안·재난·보건·위생·의료 등 관리 대책 수립 및 운영

※ 보안, 검색, 안전, 통신 장비 등 유지보수 및 관리

※ 국제행사와 관련된 제반 안전 관련 규정 검토, 실행

※ 행사장 출입구에 검색대와 출입증 관리센터 운영 통해 외부인 출입 통제

※ 행사장 주요 지점 경비/보안인력 배치 및 운영을 통해 질서유지/사고예방

※ 대테러, 치안, 경비 관리 및 유관 기관과 협조 체계 구축

※ 행사보험 가입 등 안전 관리 필요 업무 처리

※ 광역 의료센터, 119 구급 서비스 연계 및 간이 의료실 등 운영, 지원

※ 행사장 방역/위생 관리, 운영요원 보건위생교육 등 식중독, 전염병 예방

※ 응급환자, 식중독 등 각종 비상사태 발생시 응급 대처

※ 재난 관련 유관기관 협력하여 종합상황실 운영 통한 소방/방재 관리업무

※ 행사장 내 위험물 안전관리 책임자 지정

※ 행사장 운영 인력에 대한 소방 및 방재 교육

※ 재난 대응 매뉴얼 수립, 시행

- 등록데스크 준비 및 운영

∘ 웰컴 패킷(Welcome Packet) 제작, 검수, 현장 배포

※ 웰컴 패킷에는 명찰, 프로그램, IASP와 특구재단 홍보자료, 세션 발표자료, 참가자 목록, 기념품, 필기도구, 행사장 약도, 대중교통 안내 포함

※ 명찰 시안과 인쇄지 종류 등 사전 협의시 샘플 인쇄본을 특구재단에 제출

∘ 등록데스크 기자재 제작·설치 및 운영

※ 사전 등록을 원칙으로 하되, 현장 등록자 명찰 인쇄도 가능하도록 운영

※ 현장 등록 데스크 운영요원 교육 및 관리

※ 인터넷이 연결된 노트북, 프린터, 문구류 및 기타 등록데스크 필요물품 준비

※ 현장 등록자 명단 별도 관리

- 수송, 출입국 관리 및 의전

∘ 수송 및 의전 계획 수립 및 진행

※ 노약자/장애인 등 교통 취약 계층 수송 지원 대책 마련

※ 악천후, 천재지변 대비 비상 수송대책 마련

※ 관계기관 협조 요청

∘ 출입국 관리 및 수송 운행

▪ 사전 출입국 관리

※ 국제협정, 정부규정, 방역지침 등에 의거 비자/검역 관련 영문 안내자료 제작 및 배포

※ 참가자의 비자/출입국 관련 질의 대응(전용 이메일 및 Q&A 페이지 운영)

※ 출입국 유관기관 협조 요청

▪ 인천공항 출입국 현장 지원

※ 인천공항 제 1, 2 여객터미널 내 안내데스크 운영(동선 안내 표지판 제작)

※ 인천공항 ~ 대덕특구 행사장 간 이동 지원(필요시 셔틀 운영)

▪ VIP 의전

※ VIP 출입국 등 일정관리 및 의전(차량, 담당 인력 등)

※ VIP 및 IASP 세계사무국 전용 차량 섭외 및 배차 운영

※ 대상 차량별 주차장 확보 및 교통 안내인력 배치

- 참가자 숙박 지원

∘ IASP 본부 관계자와 연사 숙소는 행사장 인근 호텔로 특구재단과 협의하여 지정

※ 적정 수의 객실 블로킹(blocking) 및 요금 협의, 예약 및 관리

※ 행사 기간 동안 숙박 관련 민원 대응

※ 숙박자 리스트 작성 및 보고

∘ 일반 참가자 대상 숙박 관련 안내 및 문의 대응

※ 행사장 인근 합리적인 가격대 숙박시설 안내를 위한 영문자료 제작 및 배포

※ 등록 시스템에 각 숙박지 정보 영어 안내 및 해당 숙박업소 홈페이지 링크

- 행사 사진·영상 촬영 및 실시간 중계

∘ 전문 촬영팀(사진, 영상, 중계) 행사 중 상시 배치

※ 특구투어, 개/폐회식, 발표세션, 공식 오만찬 등 촬영, 편집, 현장 중계 영상 서비스

※ 초상권 동의하에 촬영한 사진을 특구재단/IASP본부에 상시 제공

※ 사진 및 영상 자료 일체는 언론 보도용으로 배포될 수 있으며, 행사 종료 후 IASP 온라인 자료실에 업로드 및 IASP 회원에 제공될 예정

※ 현장 스케치 하이라이트 영상은 특구재단/IASP 유투브 계정에 업로드 예정

- 행사장 사후 정리

∘ 행사 종료 후 행사장 정리·철거 및 부대시설/비품 반납, 반출, 철거 등

행사

종료

사후

관리

- 참가자 감사메일 발송

∘ 행사 종료 후 1주 이내 전체 참가자에게 감사 메일 제작 및 온라인 발송

∘ 행사 종료 후 1주 이내 참가자 만족도 조사 실시 및 결과 취합

※ 조사 양식은 재단과 사전협의

- IASP 본부에 운영결과 공유

∘ IASP본부의 요청에 따라 결과보고 자료를 IASP본부에 제공(모든 연설, 영상, 스트리밍된 회의의 재송신, 시청각 자료 및 기타 관련 문서를 전자 형식으로 편찬 등)

- 운영결과보고 (지정 기한 내 제출)

∘ 행사 관련 영상, 사진, 기타 각종 제작물 USB 1개

※ 제작물 일체에 대해 초상권과 지재권의 적법한 처리절차와 결과를 문서화하여 제출

∘ 수행한 업무 일체에 대한 국문 결과 보고서 인쇄본 3부, 전자파일 1부

※ 세션 주제 사전 기획을 위한 전문가 자문회의 관련 자료 포함

※ 세션별 발표 자료 및 영문 속기록 등 포함

※ 국내외 언론 보도자료 취합본 포함

※ 본 사업을 통하여 취득한 개인정보 파기 증빙 자료 포함

∘ 용역비 사용 실적과 정산 증빙 자료에 대하여 회계(원가) 전문기관의 감사를 필한 공인된 용역비 사용실적 보고서 인쇄본 3부, 전자파일 1부

※ 사전에 협의한 가격산출내역서와 사업비 집행실적 대비표 포함하여 작성

※ 사전에 협의하지 않은 비용의 지출은 청구할 수 없음

□ 주요 과업 내용

Ⅳ		제안서 작성 요령

□ 제안서의 효력

ㅇ 제안서에 제시된 모든 내용은 입찰금액 내에서 실행 가능한 것으로 간주

ㅇ 제안서 및 추가협상 내용은 계약서에 명시하지 않더라도 계약서와 동일한 효력을 가짐

ㅇ 제안내용에 대한 확인, 검증이 필요한 경우 제안업체에 입증자료를 요구할 수 있으며 입증자료를 제출하지 못할 경우 동 제안내용은 없는 것으로 간주

ㅇ 본 제안요청서 및 제안서의 전체 또는 일부를 제안서 제출 외의 다른 목적으로 사용할 수 없음

□ 제안서 작성 유의사항

ㅇ 모든 글자 표기는 한글과 아라비아 숫자로 하며, 미터법(기본단위 : ㎜) 사용

* 한문/한자 표기시 한글과 병기하고, 영문 약어 사용 시 설명 내용을 기재

ㅇ 사업수행 부문에서는 추후 과업을 수행할 경우 포함되어야 할 구체적이고 상세한 수행계획 및 조직, 방법 등을 제시하여야 함

ㅇ 국제회의(행사) 관련 일반 사항보다는 본 사업에 실제로 적용될 수 있는 사항 위주로 작성하여야 함

ㅇ 행사 장소 및 그 일원 등에 대한 현장 조사를 실시하여야 하며, 장소 확보 가능성 등 현실성 있는 계획을 수립하여야 함

ㅇ 제안서 작성‧제출에 소요되는 비용은 제안업체가 부담함

ㅇ 아래의 내용을 포함하여 작성하되, 필요한 경우 내용 추가 가능함

목 차	작 성 내 용
Ⅰ. 제안개요
1. 제안 목적	o 본 행사의 취지를 충분히 이해하여 배경 및 목적을 명확히 기술
2. 수행 전략	o 본 행사를 수행하기 위한 기본 추진전략, 핵심사항을 제시
3. 제안 특징	o 제안의 특징과 장점에 대해 기술
Ⅱ. 제안사
1. 일반 현황	o 제안사(업체)의 현황, 재무구조, 주요 연혁 등 일반사항을 기술
2. 조직 및 인원	o 용역대행 조직 및 인원현황을 기술
3. 주요 사업실적	o 주요 사업내용 및 실적을 분야별 구분하여 제시
4. 수행조직	o 본 용역을 수행할 조직 및 업무분장 내용을 상세히 기술
5. 투입인력	o 투입 인력별 이력사항과 담당 업무를 제시
Ⅲ. 운영계획
1. 행사장 구성	o 행사장 임차, 좌석배치, 무대장치, 영상 및 음향장비, 각종 집기 및 시설물의 규격 및 사양, 설치일정 등 전반적인 계획 기술
2. 프로그램 구성	o 운영사무국 구성, 대덕특구 투어, 개/폐회식, 주제별 세션, 공식 오만찬 등에 대해 구체적인 계획 기술
3. 행사 홍보	o 홍보물 제작/배포, 행사전용 웹페이지 구축, 미디어 업무지원, 영상 제작방안
4. 참가신청접수	o 국내외 참가자 대상 국영문 신청 접수 시스템 구축 및 운영 방안, 참가자 신청접수 문의 대응 및 관리 방안, 보안 관리 방안
5. 국내외 연사 초청	o 세션의제 발굴 전문가 자문회의 개최 방안, 행사 취지를 반영한 국내외 연사 목록 및 섭외 방안, 연사 초청, 발표자료 취합/관리 방안
6. 각종 제작물	o 본 행사 성격에 맞는 컨셉 디자인 기획 및 활용 계획, 저작권 처리 방안, 행사에 필요한 제작물의 종류, 수량, 규격, 설치장소, 활용방법 등
7. 행사 운영	o 영어 진행자, 동시통역, 진행요원 선발 및 배치, 참가자 안내, 행사장 안전/보건관리, 등록데스크 운영, 수송/입출국/의전, 숙박 지원, 사진/ 영상 촬영 및 중계 등 행사전반의 운영계획 기술
8. 사후 관리	o Thank You Letter, 만족도 조사, 결과보고 방안
9 .추진일정계획	o 전체 사업 기간 동안의 업무 추진 일정표
Ⅳ. 기타	o 본 과업지시서에 명시되지 않은 항목 중 사업의 성공적인 수행을 위하여 필요하다고 판단되는 추가사항 제시

Ⅴ		제안서 심사

□ 제안서의 심사

ㅇ 제안평가 점수는 평가 위원의 평가점수를 합산(최고·최저점 제외)하여 산술 평균한 점수로 산정(소수점 둘째자리에서 반올림)

ㅇ 제안서 심사를 위해 응모 업체의 제안 발표를 실시(세부 일정 별도 통보)

- 응모업체별 25분 이내 설명, 15분 이내 질의응답 원칙으로 함

* 발표시간은 참여 업체 수에 따라 조정 가능하며, 조정될 시에는 사전 통보함

- 제안서 발표는 총괄책임자만 가능함

* 공동도급체의 경우 주관기관의 사업총괄책임자

- 제안서 발표장 내에는 총괄책임자 포함 3인 이내 입장 가능함

- 제안발표 시 구두로 발표하거나 답변한 사항은 제안의 일부로 간주되므로 제안발표 시 발표와 답변은 명확해야 함

<평가기준 및 항목별 배점>

구분	평가항목		주요 평가요소	배점
제안서 평가 (80점)	정량평가 (15점)	수행실적	- 주관기관의 유사분야 경험 및 실적	10점
		경영상태	- 주관기관의 기업신용평가등급	5점
	정성평가 (65점)	사업내용 및 방법	- 사업 기획의 차별성 * 행사 기획(행사장, 프로그램 구성 등)의 차별성	15점
			- 인력 투입 계획의 적절성 * 투입 인력의 전문성(관련 학위 및 경력) 등	5점
			- 세부 추진 일정의 합리성 및 실현가능성 * 계획-운영-사후관리-결과보고 추진 일정의 합리성	5점
		수행능력	- 국내외 연사 섭외능력 * 연사 섭외 제반사항 관련 구체적 계획	7점
			- 사전 홍보 능력 * 국내외 참가자 대상 행사 홍보 및 신청접수 방안	8점
			- 각종 제작물 제작 능력 * 영상 등 제작물 관련 전문성(실적)과 관련장비/시설 보유 여부, 친환경 행사 구현 계획(종이 없는 행사 등)	10점
			- 행사 운영 능력 * 영어진행/사진촬영/동시통역/동선안내 관련 계획, 행사장 안전/재난관리의 현실성과 구체적인 방안	15점
가격평가 (20점)	입찰가격		- 가격입찰서 제안가격의 적절성 및 산출내역의 타당성	20점

□ 주관기관의 유사분야 경험 및 실적 평가 기준(10점)

구 분	평가항목	평가등급	배점	비고
해당 사업규모 대비 입찰공고일 기준 최근 3년간 수행한 유사사업	경험 및 실적	5건 이상	10	최저점 7점
		4건	9
		2~3건	8
		1건 이하	7
	1. 실적인정범위 - 공고일 기준 최근 3년간 50백만원 이상(VAT포함) 국제컨퍼런스/학술대회/워크숍 관련 분야의 유사용역 수행 실적 2. 수행실적 증명(아래 중 선택 1) 가. 실적증명서(서식 15호) 나. 나라장터 발급 실적증명서

□ 주관기관의 기업신용평가등급 평가 기준(5점)

평가항목	기업신용평가등급	배점	비고
경영상태	AAA, AA+, AA0, AA-, A+, A0, A-, BBB+, BBB0 (회사채에 대한 신용평가등급 AAA, AA+, AA0, AA- A+, A0, A-, BBB+, BBB0에 준하는 등급)	5.00	최저점 3.5점
	BBB-, BB+, BB0, BB- (회사채에 대한 신용평가등급 BBB-, BB＋, BB0, BB-에 준하는 등급)	4.75
	B+, B0, B- (회사채에 대한 신용평가등급 B+, B0, B-에 준하는 등급)	4.50
	CCC+ 이하 (회사채에 대한 신용평가등급 CCC+이하에 준하는 등급)	3.50

※「신용정보의 이용 및 보호에 관한 법률」제2조 제8의3에 해당하는 신용조회사  또는「자본시장과 금융투자업에 관한 법률」제335조의3에 따라 업무를 영위하는 신용평가사가 입찰공고일 이전에 평가하고 유효기간 내에 있는 기업신용평가등급(유효기간 시작일 또는 만료일이 입찰공고일인 경우에도 유효한 것으로 평가)